Аспирантам
Порядок направления за рубеж
Направление аспирантов на обучение или стажировку за рубеж осуществляется соответствующим приказом ректора. Для оформления направления на обучение за рубеж необходимо предоставить в управление международного образования и сотрудничества (УМС) заявление и приложить к нему копию приглашения с переводом на русский язык. Заявление для командирования за рубеж
В случае финансирования командировки за рубеж из средств УдГУ (в том числе из средств грантовых поступлений), необходимо подготовить смету расходов в соответствии с установленной формой.
При составлении сметы необходимо руководствоваться следующими документами:
Нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках
Утвержденные ректором техническое задание и смета расходов предоставляется в управление международного образования и сотрудничества (УМС) для формирования приказа о командировании за рубеж.
Порядок отчетности
Направленные за рубеж аспиранты предоставляют в управление международного образования и сотрудничества (УМС) отчетные документы:
- В случае обучения за рубежом в течение 1 или 2 семестров, не позднее, чем через неделю после приезда в зарубежный вуз необходимо заполнить и выслать в УМС промежуточный отчет о пребывании в зарубежном вузе.
Бланк промежуточного отчета о пребывании в зарубежном вузе - По завершении зарубежной командировки всем аспирантам необходимо предоставить в УМС письменный отчет о проделанной работе.
Отчет о результатах обучения или стажировки в зарубежном вузе - копию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы;
- академическую справку о результатах обучения в зарубежном вузе (TRANSCRIPT) или сертификат участника конференции, летних курсов и т.д.;
- эссе-отзыв о международном опыте для размещения на сайте (Студенты и аспиранты) или публикации в газете «Удмуртский университет».
Финансовая отчетность
Если зарубежная командировка предполагает наличие финансирования из средств УдГУ, то по возвращении аспирант обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию УдГУ (I корп., каб. 249).
К авансовому отчету прилагаются:
- копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, а в случае командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, – командировочное удостоверение;
- оригиналы проездных билетов, чеки, квитанции, посадочные талоны (изменения в смету вносятся на основании данных документов).
- сведения о курсе иностранной валюты на заданную дату или в динамике (см. www.cbr.ru/currency_base/daily);
- служебная записка в случае изменения сроков командировки; при перерасходе с указанием размера перерасхода по каждой из статей; при изменении статей расходов.
При оплате по приобретенным электронным билетам, необходимо распечатать электронную маршрут-квитанцию электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Документом, подтверждающим расходы на проживание, является счет, который выдают зарубежные гостиницы. В счете гостиницы должен быть указан период проживания командированного, стоимость проживания в сутки и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы, а также даты, когда она была произведена. Счет должен быть подписан уполномоченным лицом и заверен печатью.
Внимание! Все виды оплаты должны производиться самим командируемым. В случае, если командируемых несколько, все квитанции и чеки должны быть оформлены отдельно на каждого командируемого. При оплате банковской карточкой, она должна принадлежать командируемому. Кроме того, в этом случае необходимо приложить выписку по банковской карте.
По вопросам оформления направления на обучение за рубеж обращайтесь в управление международного образования и сотрудничества (УМС): I корпус УдГУ, кабинет 240, тел.: 917-358, e-mail: interedu@udsu.ru