Управление международного сотрудничества
и связей с общественностью

Слабовидящим

Сотрудникам и ППС

Порядок оформления командирования за рубеж

Командирование работника за рубеж оформляется приказом ректора университета на основании служебной записки от руководителя структурного подразделения на имя ректора и приглашения от принимающей зарубежной организации с переводом на русский язык.

Служебная записка оформляется через систему ИИАС уполномоченным лицом на кафедрах или в деканатах институтов. Инструкция по заполнению и список подписей расположены здесь. Рекомендованный срок подачи служебной записки для своевременного оформления приказа — 15–20 дней до отъезда в заграничную командировку.

В случае финансирования командировки за рубеж из средств УдГУ (в том числе из средств грантовых поступлений), необходимо подготовить смету расходов в соответствии с установленной формой.

При составлении сметы необходимо руководствоваться следующими документами:


Утвержденные ректором служебная записка и смета расходов предоставляется в Управление международного сотрудничества и связей с общественностью (УМСиСО) для формирования приказа о командировании за рубеж.


ВНИМАНИЕ! Направление работника в командировку за пределы территории РФ производится без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (Казахстан, Кыргызстан, Таджикистан, Белоруссия, Армения). Командировочное удостоверение оформляется в системе ИИАС сотрудником Управления международного сотрудничества и связей с общественностью на основании приказа о командировании.

Отчетность по итогам командирования за рубеж

Все работники УдГУ, командируемые за границу, вне зависимости от цели командирования и источника финансирования, по возвращении из загранкомандировки предоставляют в УМСи СО письменный отчет о результатах командировки за рубеж, утвержденный руководителем структурного подразделения.

Финансовая отчетность

Если зарубежная командировка предполагает наличие финансирования из средств УдГУ, то по возвращении работник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию УдГУ (I корп., каб. 249).

К авансовому отчету прилагаются:

  1. копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, а в случае командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, — командировочное удостоверение;
  2. оригиналы проездных билеты, чеки, квитанции, посадочные талоны (изменения в смету вносятся на основании данных документов).
  3. сведения о курсе иностранной валюты на заданную дату или в динамике (см. http://www.cbr.ru/currency_base/dynamics.aspx);
  4. смета расходов (по фактическим затратам) в случае расхождения с первоначальной сметой;
  5. служебная записка в случае изменения сроков командировки; при перерасходе с указанием размера перерасхода по каждой из статей; при изменении статей расходов.

При оплате по приобретенным электронным билетам, необходимо распечатать электронную маршрут-квитанцию электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Документом, подтверждающим расходы на проживание, является счет, который выдают зарубежные гостиницы. В счете гостиницы должен быть указан период проживания командированного, стоимость проживания в сутки и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы, а также даты, когда она была произведена. Счет должен быть подписан уполномоченным лицом и заверен печатью.

Внимание! Все виды оплаты должны производиться самим командируемым. В случае, если командируемых несколько, все квитанции и чеки должны быть оформлены отдельно на каждого командируемого. При оплате банковской карточкой, она должна принадлежать командируемому. Кроме того, в этом случае необходимо приложить выписку по банковской карте.

По вопросам командирования за границу обращайтесь в УМСиСО: I корпус УдГУ, кабинет 240, тел.: 916–480, e-mail: interpro@udsu.ru