Управление международного сотрудничества
и связей с общественностью

Слабовидящим

Аспирантам

Порядок направления за рубеж

Направление аспирантов на обучение или стажировку за рубеж осуществляется соответствующим приказом ректора. Для оформления направления на обучение за рубеж необходимо предоставить в Управление международного сотрудничества и связей с общественностью (УМСиСО) техническое задание и приложить к нему копию приглашения с переводом на русский язык.

В случае финансирования командировки за рубеж из средств УдГУ (в том числе из средств грантовых поступлений), необходимо подготовить смету расходов в соответствии с установленной формой.

При составлении сметы необходимо руководствоваться следующими документами:

Утвержденные ректором техническое задание и смета расходов предоставляется в Управление международного сотрудничества и связей с общественностью (УМСиСО) для формирования приказа о командировании за рубеж.

Порядок отчетности

Направленные за рубеж аспиранты предоставляют в Управление международного сотрудничества и связей с общественностью отчетные документы:

  1. В случае обучения за рубежом в течение 1 или 2 семестров, не позднее, чем через неделю после приезда в зарубежный вуз необходимо заполнить и выслать в УМСиСО промежуточный отчет о пребывании в зарубежном вузе.
  2. По завершении зарубежной командировки всем аспирантам необходимо предоставить в УМСиСО письменный отчет о проделанной работе.
  3. копию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы;
  4. академическую справку о результатах обучения в зарубежном вузе (TRANSCRIPT) или сертификат участника конференции, летних курсов и т.д.;
  5. эссе-отзыв о международном опыте для размещения на сайте (Студенты и аспиранты) или публикации в газете «Удмуртский университет».

Финансовая отчетность

Если зарубежная командировка предполагает наличие финансирования из средств УдГУ, то по возвращении работник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию УдГУ (I корп., каб. 249).

К авансовому отчету прилагаются:

  1. копия страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, а в случае командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, — командировочное удостоверение;
  2. оригиналы проездных билеты, чеки, квитанции, посадочные талоны (изменения в смету вносятся на основании данных документов).
  3. сведения о курсе иностранной валюты на заданную дату или в динамике (см. http://www.cbr.ru/currency_base/dynamics.aspx);
  4. служебная записка в случае изменения сроков командировки; при перерасходе с указанием размера перерасхода по каждой из статей; при изменении статей расходов.

При оплате по приобретенным электронным билетам, необходимо распечатать электронную маршрут-квитанцию электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Документом, подтверждающим расходы на проживание, является счет, который выдают зарубежные гостиницы. В счете гостиницы должен быть указан период проживания командированного, стоимость проживания в сутки и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы, а также даты, когда она была произведена. Счет должен быть подписан уполномоченным лицом и заверен печатью.

Внимание! Все виды оплаты должны производиться самим командируемым. В случае, если командируемых несколько, все квитанции и чеки должны быть оформлены отдельно на каждого командируемого. При оплате банковской карточкой, она должна принадлежать командируемому. Кроме того, в этом случае необходимо приложить выписку по банковской карте.


По вопросам оформления направления на обучение за рубеж обращайтесь в Управление международного сотрудничества и связей с общественностью: I корпус УдГУ, кабинет 240, тел.: 916–480, e-mail: interpro@udsu.ru